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Proteggere i tuoi dati legacy non è mai stato così facile

By Avendata | March 07, 2022

Protect your Legacy data with AvenDATA
Una funzione pratica del ViewBox è la crittografia dei dati integrata. Permette di nascondere le informazioni del database all’utente finale. Cliccando sull’opzione “Cifratura dei dati” nel menu delle opzioni, si apriranno le impostazioni del modulo. Il cruscotto è composto da diverse colonne con il nome del profilo, il nome del sistema selezionato, il creatore del lavoro, la data e l’ora di creazione, lo stato e le azioni.

Crea o seleziona facilmente i profili

Al fine di criptare i dati, clicca sul pulsante “Crea lavoro”, nell’area in alto a destra della tabella del cruscotto, e poi seleziona un profilo. Puoi creare un nuovo profilo o semplicemente utilizzare o modificare un profilo già creato. Scegli un profilo esistente o creane uno nuovo.
  • Crea un nuovo profilo: Se selezioni questa opzione, verrai reindirizzato alla pagina di selezione del profilo. Qui devi inserire il nome del profilo e selezionare un sistema dall'elenco dei sistemi.
  • Usa il profilo esistente: Se selezioni questa opzione, verrai indirizzato alla pagina del profilo esistente. Qui troverai un menu a tendina con i profili esistenti che potrai utilizzare o modificare secondo le tue esigenze.
In seguito alla selezione del profilo, verrai reindirizzato alla pagina di selezione del tipo per selezionare le viste, le tabelle o i dati dell’archivio documenti da crittografare. In base alla selezione effettuata nella pagina di selezione del tipo, verrai reindirizzato alla pagina di selezione della vista, della tabella o dell’archivio documenti. Nota: è consentita una sola selezione per tutte le viste, le tabelle e gli archivi di documenti.
Non appena avrai selezionato le viste/tabelle/archivi di documenti desiderati, verrai indirizzato alla pagina di selezione delle colonne. Qui puoi selezionare o rimuovere un numero qualsiasi di colonne dalla tabella gemella di selezione delle colonne. Al termine della selezione delle colonne, clicca sul pulsante Avanti. Apparirà una finestra pop-up che indica che tutte le colonne sul lato destro della selezione saranno crittografate. Verrai anche informato che le colonne già crittografate sul lato sinistro della tabella gemella di selezione delle colonne verranno decifrate.

Crittografia sicura dei dati

Clicca sul pulsante “Annulla” per nascondere il pop-up o conferma le modifiche con il pulsante “OK”. Il processo di crittografia viene avviato e si torna alla schermata principale della Crittografia dei dati. Nel momento in cui il processo di crittografia è in corso, lo stato viene visualizzato come “In esecuzione”; quando il processo di crittografia è completato, lo stato riporta “Terminato”. A questo punto, nella colonna delle azioni accanto al rispettivo profilo, viene visualizzato anche il pulsante “Decripta”.

Decodificare i dati criptati

Facendo clic sul pulsante “Decripta”, puoi anche decriptare di nuovo quelli già criptati. Fare clic su Annulla nel popup di conferma per uscire e tornare alle Impostazioni. Facendo clic sul pulsante “OK” si avvia il processo di decodifica e verrà visualizzato nuovamente il cruscotto di codifica dei dati. Nel caso in cui si tratti di un lavoro più grande, lo stato viene modificato in “Decriptazione”. Al termine della decodifica, il profilo selezionato viene nuovamente rimosso dalla dashboard di crittografia.
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Protezione dei dati legacy con ViewBox - archiviazione basata su browser

By Avendata | February 28, 2022
Protect your Legacy data/Information with Viewbox
ViewBox è un software progettato appositamente per l’archiviazione e la conservazione dei dati legacy. Può elaborare i dati in modo sicuro e archiviarli in modo sistematico. Si tratta di una soluzione ideale per tutte le applicazioni in cui i dati non sono più necessari per le operazioni quotidiane, ma devono comunque essere disponibili quando necessario. L’archiviazione con ViewBox alleggerisce lo storage primario e quindi riduce i costi associati.

Caratteristiche e Funzioni di ViewBox

A parte la riduzione dei costi e le ampie opzioni per l’archiviazione dei dati legacy, ViewBox è anche un potente strumento per il backup e il recupero dei dati. Il Centro di esportazione esporta dati ottimizzati da tabelle, viste, archivi di documenti e segmenti DART. È possibile quindi scaricare l’intero dato o singoli segmenti. Nel Centro di Esportazione troverai anche molte altre utili funzioni come l’accesso a DeepL ai dati dei giorni precedenti o il semplice download con pochi semplici passaggi. La chiara interfaccia utente rende la selezione e l’esportazione dei dati un’operazione semplice.
Nella dashboard di esportazione puoi tenere traccia di più lavori di esportazione contemporaneamente. Pertanto, ViewBox aumenta in modo significativo l’efficienza degli amministratori nell’esportazione dei dati. Grazie ai profili personalizzabili è facile preconfigurare i contenuti e i formati dei file da esportare. Seleziona quindi il tipo di documento che vuoi esportare, assegna un nome univoco al file e una delle opzioni di formato disponibili. Una volta configurati, questi profili possono essere sempre riutilizzati senza dover effettuare nuovamente le impostazioni. Il processo si semplifica la prossima volta che si esporta e si risparmiano tempo e risorse.
È possibile modificare o cambiare i profili in qualsiasi momento. La configurazione dei dettagli del profilo, come la categoria di esportazione, il formato di esportazione e il limite di righe, viene regolata rapidamente se necessario, nel caso in cui le impostazioni di base non corrispondano esattamente. Al termine dell’utilizzo, il profilo viene salvato con le ultime modifiche. Anche la creazione e l’impostazione di nuovi profili è possibile in pochi passi. Quando si esportano archivi DART o documenti, sono necessari solo il nome del profilo informativo e il limite di righe.

ViewBox consente di esportare i dati dal Centro di Esportazione in due formati:

  • Formato Excel/.csv - Il formato .csv o "Comma Separated Values" (valori separati da virgole) è un formato di file molto diffuso che offre enormi possibilità in termini di compatibilità e integrazione. I valori dei dati sono separati da virgole nel file esportato.
  • Il formato GoBD - GoBD è un formato conforme alla normativa fiscale tedesca. Questa opzione è necessaria soprattutto per i dati finanziari che vengono condivisi con la contabilità o l'elaborazione fiscale. I file di esportazione sono confezionati nel formato desiderato come archivi .zip e vengono poi scaricati come descritto nella dashboard di esportazione.
Prova ViewBox oggi stesso e scopri le qualità del nostro software. Quando scegli ViewBox, ottieni una delle soluzioni di archiviazione ed esportazione dei dati legacy più efficienti disponibili sul mercato.
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Una gestione dei documenti semplificata

By Avendata | February 18, 2022
Document Management is now Simplified by AvenDATA
ViewBox di AvenDATA dispone di una funzione di libreria di documentazione avanzata. Questa funzione consente ai nostri clienti di gestire e condividere in modo sicuro i loro documenti in base a diritti, sistemi, lingue e autorizzazioni all’interno dell’organizzazione. Attraverso la Libreria della Documentazione, gli amministratori, gli utenti dell’organizzazione e i clienti possono condividere i documenti archiviati.
Gli utenti con diritti di amministrazione gestiscono i diritti di accesso e i contenuti degli altri utenti e possono caricare diversi tipi di documenti, tra cui zip, doc, jpeg, pdf, csv e altri formati. Gli amministratori possono limitare la visibilità dei documenti in base ai permessi selezionati. Gli utenti standard non possono caricare documenti, ma possono visualizzarli in anteprima o scaricarli.
ViewBox archivia tutti i documenti in cartelle e sottocartelle per rendere l’accesso e l’organizzazione dei documenti il più intuitivo possibile. La dashboard della documentazione supporta i clienti nella ricerca efficace dei file all’interno della struttura ad albero logica. I documenti sono disposti in modo pieghevole, il che facilita ulteriormente l’accesso e la gestione. Funzioni come la ricerca, la paginazione e la struttura a cartelle annidate rendono la ricerca facile e la Libreria della Documentazione uno strumento utile in ogni reparto IT.
In aggiunta alla struttura delle cartelle, i file vengono gestiti in base alle lingue utilizzate. È disponibile una funzione per il caricamento di massa dei documenti, grazie alla quale gli amministratori possono caricare circa 10 documenti alla volta, a seconda delle dimensioni. La dimensione del file per ogni documento in questo caso non deve superare i 100 MB.
È inoltre disponibile una funzione di controllo, ma solo per i file PDF. Gli utenti possono visualizzare l’anteprima di tutti i file PDF nel ViewBox. Mentre per tutti gli altri documenti è disponibile la funzione di download. Anche gli utenti amministratori possono rimuovere i documenti in qualsiasi momento. A tal fine, devono richiamare la dashboard della documentazione e autenticarsi. Dopo la verifica, gli utenti admin possono cancellare i file caricati o caricarne di nuovi a piacimento nella dashboard.
Nella dashboard, gli amministratori possono anche visualizzare i dettagli dei file, ad esempio il tipo di autorizzazione, la lingua, la data di caricamento, l’ora, le autorizzazioni, ecc. Gli utenti standard non possono vedere l’area dei documenti se non è stato ancora rilasciato alcun documento per loro. Invece, per gli amministratori, la Biblioteca di documentazione è accessibile in modo permanente.
Per avere una rapida panoramica della documentazione sulla struttura ad albero, ViewBox ha un sistema gerarchico a due livelli con cartelle e sottocartelle su due livelli. Al momento del caricamento dei documenti, è necessario creare una nuova cartella o selezionare una cartella esistente. Nella fase successiva, la sottocartella appropriata viene selezionata o creata ex novo.
In seguito alla selezione o alla creazione di cartelle e sottocartelle, l’amministratore può selezionare i permessi, i diritti e i file necessari per gli utenti. Ogni utente può caricare fino a 10 file. Dopo aver selezionato i file, i documenti vengono salvati e, a seconda delle impostazioni, i permessi diventano visibili a tutti gli altri utenti.
Gli utenti standard possono visualizzare o scaricare i file caricati solo se hanno una condivisione del file. Al di là di questi diritti limitati, gli utenti standard non hanno accesso ad altre funzioni della libreria di documentazione.